Zamówienia publiczne są jednym z działów finansów instytucji państwowych. Określają one szczegółowe procedury związane z wydatkowaniem publicznych pieniędzy i są określone w ustawie z 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych. Tryby zamówień publicznych opisane w ustawie to m.in.: przetarg nieograniczony i ograniczony, zamówienia z wolnej ręki oraz zapytania o cenę.
Zakup samochodu przez instytucje publiczne
Instytucje samorządowe, państwowe muszą bezwzględnie przestrzegać prawa o zamówieniach publicznych. Decydując się na zakup samochodu, mają one dwa wyjścia. Mianowicie zakup z procedurą przetargową lub bez realizacji przetargu. Wybór jest uzależniony od kwoty, którą chcą przeznaczyć na nabycie pojazdu. Zamówienia publiczne według art 4 pkt 8 ustawy PZP mogą być realizowane bez organizacji procedury przetargowej do kwoty 30 tys. euro netto, czyli poniżej progu bagatelności.
Zakup auta bez realizacji przetargu
Zamówienia publiczne art 4 pkt 8 ustawy pzp zwalnia zamawiającego ze stosowania przepisów ustawy, z wyjątkiem paragrafów mówiących o ustalaniu wartości zamówienia. Wyżej wymieniony zapis pozwala też na skrócenie czasu całej procedury w sytuacjach wymagających szybkiego reagowania. W tego typu zakupach najczęściej stosuje się model ofertowy. Zamawiający zaprasza do składania ofert samochodów. Konkretne propozycje mogą być złożone na przykład drogą mailową, faksem oraz listownie. Korzystając z tego typu rozwiązania, zamawiający zna ostateczne stanowisko potencjalnego kontrahenta, w którym jest wyszczególniona marka, model, wyposażenie, cena oraz termin realizacji. Praktyka handlowa dopuszcza możliwość negocjacji złożonej oferty. Negocjacje mogą dotyczyć ceny auta, ale także jego wyposażenia czy dodatkowych pakietów gwarancyjnych i serwisowych. Także, więc transakcja zaistnieje kiedy kupujący odpowie na interesującą go konkretną ofertę, albo po pomyślnym zakończeniu negocjacji.
Zakup samochodów z procedurą przetargową
W przypadku realizacji zamówienia aut powyżej progu bagatelności zamawiający jest zmuszony do ogłoszenia przetargu. Najpopularniejszą jego formą jest przetarg nieograniczony, w którym instytucja zaprasza, szerokie grono potencjalnych kontrahentów, do składania ofert. Jednakże w tej formie muszą być oni poinformowani, że zawarcie umowy ma formę przetargu, w którym dochodzi do rywalizacji pomiędzy sprzedającymi. Przetarg posiada sformalizowany przebieg, którego harmonogram, tryb składania ofert oraz kryteria oceny powinny być ogłoszony dla wszystkich przystępujących kontrahentów. Taki rodzaj zakupu aut jest przeważnie realizowany przez podmioty, które posiadają dużą flotę samochodów i decydują się na jej całkowitą lub częściową wymianę.
